Amministrazione Trasparente

Indicazione delle competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici

Sede:

Via G. Oberdan, 12/E 

25128 Brescia

Dirigente Scolastica:

Cristina Fontana

Direttore Servizi Generali e Amministrativi:

Patrizia Sabino

Ufficio Affari Generali e Segreteria della dirigente: 1 Unità

- cura l’agenda del Dirigente secondo le indicazioni ricevute;
- collaborazione con lo staff della Dirigenza;
- disbriga pratiche relative alla presidenza: presta opera di segretariato predisponendo lettere, informative, circolari e relative pubblicazioni;
- raccoglie gli atti da sottoporre a firma del Dirigente predisposti da tutti i soggetti (Uffici amministrativi, Collaboratori D.S., Ufficio Tecnico, Funzioni strumentali e altre figure di sistema) in formato cartaceo e digitale, ne cura l’aspetto formale, appone se necessario il protocollo e li sottopone alla firma del Dirigente secondo tempistica concordata con il medesimo;
Protocollo:
- gestione protocollo posta in entrata sia in formato cartaceo che digitale e smistamento ai rispettivi uffici di competenza con l’utilizzo dell’applicativo Spaggiari;
- gestione impegni dei locali e rapporti con gli Enti esterni;
- gestione quotidiana delle comunicazioni dai siti istituzionali (MIM –USR – AT)
- sottopone all’esame del DS e del DSGA la posta secondo le indicazioni ricevute con particolare attenzione alle comunicazioni urgenti;
- archiviazione atti, sistemazione nell’archivio corrente e storico della corrispondenza spedizione pratiche in uscita di propria competenza;
- gestione istanze accesso agli atti;
Circolari: predisposizione delle circolari di propria competenza, pubblicazione, distribuzione e conservazione delle circolari interne;
- gestione circolari scioperi e assemblee sindacali e verifica l’adesione con conseguenti adempimenti in collaborazione con ufficio personale e presidenza;
Privacy: gestione delle procedure e adempimenti connessi;
Relazioni sindacali: convoca gli incontri RSU, tiene in ordine e cura i materiali documentali e la pubblicazione del Contratto integrativo di istituto. Pubblica tutte le comunicazioni sindacali nella bacheca sindacale del sito
Organi Collegiali:
assiste la Commissione elettorale nei lavori preparatori e successivi alle elezioni, cura la preparazione e pubblicazione degli atti, decreti di nomina, convocazioni, surroghe predispone le convocazioni degli organi collegiali di Istituto e di classe, di commissioni e delle RSU
cura la raccolta dei verbali (CDI – Collegio docenti – RSU), verifica l’aspetto formale e ne cura la conservazione e la pubblicazione (CDI-CD)

Ufficio didattica: 4 unità 

Protocollo in entrata e in uscita delle pratiche del proprio settore
- Redazione circolari di competenza di ogni specifico settore alunni
- Controllo giornaliero corrispondenza esterna e interna (circolari, comunicazioni, sito)
- Informazione utenza interna ed esterna – sportello
- Pubblicazione e archiviazione atti di competenza in formato cartaceo e digitale
- Pubblicazione all’Albo e sul sito, documenti di propria competenza;
- Utilizzo applicativi Infoschool - Registro elettronico/Classeviva/Segreteria digitale
- Gestione anagrafica alunni al sistema informatico Sidi e Classeviva
- Gestione comunicazioni con Classeviva
- Gestione iscrizioni alunni - Caricamento dati anagrafici alunni al sistema informatico - Caricamento dati scolastici con promozioni, ripetente, debiti - Stampe elenchi – schede valutazione;
- Iscrizione alunni controllo documentazione e versamenti
- Gestione iscrizioni a.s. 2026-2027
- Gestione dati scolastici con promozioni, debiti formativi
- Sportello Utenza interna ed esterna
- Relazione con le famiglie
- Gestione Giochi Studenteschi e Studenti Atleti
- Esami di stato: richiesta per tempo dei materiali necessari (stampati e cancelleria), inserimento valutazioni al sistema, supporto ai presidenti delle commissioni;
- Esami idoneità
- Gestione Invalsi: predisposizione e supporto amministrativo prove INVALSI (con Incudine Antonella)
- Ogni altra incombenza riconducibile all’area alunni
- Gestione alunni BES e coordinamento con docenti referenti
- Adempimenti in merito alla pubblicazione degli atti del settore di propria competenza in Amministrazione Trasparente/Albo on line
- Gestione PCTO: convenzioni, stages/tirocini e relativi monitoraggi, incarichi, collaborazione alla realizzazione dei corsi sulla sicurezza degli alunni impegnati nell’alternanza scuola- lavoro, collaborazione con il docente referente e i docenti tutor
- Protocollo in entrata e in uscita delle pratiche del proprio settore
- Informazione utenza interna ed esterna – sportello
- Pubblicazione e archiviazione atti di competenza in formato cartaceo e digitale;
- Utilizzo applicativi Infoschool, Registro elettronico/Classeviva/Segreteria digitale
- Iscrizioni alunni – controllo e aggiornamento delle anagrafiche
- Rilascio certificazioni
- Gestione e verifica documentazione nuovi iscritti alunni
- Verifica richieste giustificazioni assenze da parte dei genitori e relativa documentazione
- Gestione alunni Rete Abitar
- Verifica situazione vaccinale studenti
- Gestione alunni BES e coordinamento con docenti referenti
- Gestione iscrizioni a.s. 2026-2027
- Diplomi: richiesta, tenuta dei registri, verifica versamenti tasse di diploma;
- Abilitazione geometri: gestione diplomi, documentazione fascicoli e relativa archiviazione
- Gestione infortuni alunni
- Scrutini – Esami di Stato: predisposizione di tutti gli atti
- Gestione pagelle

Nulla-osta/trasferimenti
- Trasmissione e richiesta fascicoli alunni
- Rilascio certificazioni
- Gestione archivio e fascicolazione;
- Gestione iscrizione e analisi frequenza alunni non avvalentisi IRC/AA/Studio assistito (con Tomaso Mombelli)
- Controllo attestati corsi sulla sicurezza degli alunni
- Gestione iscrizioni a.s. 2026-2027
- Collaborazione per Scrutini
– Esami di Stato: predisposizione atti
- Somministrazione Farmaci

A supporto dell’Ufficio didattica:
- Gestione iscrizioni e analisi frequenza alunni non avvalentisi IRC / AA / Studio assistito (con Ferreira De Oliveira)
- Gestione corsi recupero, sportelli, attività extrascolastiche
- Gestione colloqui individuali: inserimento dati, assenze docenti, comunicazione ai genitori
- Gestione distribuzione badge agli alunni
- Gestione iscrizioni a.s. 2026-2027
- ADOZIONI LIBRI
Gestione adozione libri di testo - Compilazione elenchi AIE
Verifica e controllo codici libri di testo
spedizione pratiche in uscita di propria competenza;
gestione istanze accesso agli atti;
- BIBLIOTECA
registrazione arrivi delle riviste e rinnovi abbonamenti alle riviste;
Sistemazione settimanale di riviste o altro materiale presente in sala docenti il venerdì.

Ufficio personale: 4 Unità

Protocollo delle pratiche e gestione circolari del proprio settore;
- Gestione personale ATA: assunzione in servizio, stipula contratti a T.I. e T.D., documenti di rito, dichiarazioni servizi pre-ruolo e periodo di prova;
- Gestione Graduatorie per supplenze personale ATA, inserimento dati al SIDI e pubblicazione, convocazioni e individuazione personale supplente, controllo;
- Verifica e convalida dei titoli e servizi dichiarati dal personale nelle graduatorie d’istituto in occasione del primo rapporto di lavoro nel periodo di vigenza delle graduatorie con le modalità previste dagli artt. 71 e 72 del D.P.R. 28/12/2000, n. 445, tenuta registri contratti supplenti;
- Verifica Certificato Casellario giudiziale (obbligatorio per assunzioni in ruolo, opportuno anche per le altre assunzioni).
- Comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego (SINTESI);
- Gestione assenze: inserimento in Spaggiari - SIDI assenze e permessi di varia natura, decreti di assenze e visita fiscali;
- Comunicazione assenze a Sciopnet con modifica della retribuzione per tutto il personale;
- Predisposizione dei cartellini mensili e, per il personale ATA, verifica dell’orario di servizio, annotazione sul cartellino dei motivi dell’assenza, segnalazione al DSGA di eventuali anomalie, stesura prospetto riepilogativo del lavoro straordinario prestato e delle ore di recupero.
- Gestione infortuni - Pratica assicurazione;
- Gestione graduatorie interne e personale in soprannumero;
- Gestione domande di mobilità, utilizzazioni e assegnazioni provvisorie;
- Gestione carriera e inquadramenti economici (in caso di ritardo da parte del dipendente, la domanda va sollecitata) inserimento servizi al Sidi;
- Gestione personale neo assunti e anno di prova;
- Gestione organico di diritto e di fatto personale ATA e relative comunicazioni con l’AT (in collaborazione con la DSGA);
- Adempimenti in merito alla pubblicazione degli atti del settore di propria competenza in Amministrazione Trasparente/Albo on line;

Gestione fascicoli personali: archiviazione atti, richiesta e trasmissione fascioli personali;
- Certificati di servizio personale docente e ATA (rilascio e richieste);
- Verifica Certificato Casellario giudiziale (obbligatorio per assunzioni in ruolo, opportuno anche per le altre assunzioni).
- Perla Pa: inserimento permessi L. 104 giornalieri e orari docenti e Ata;
- Inserimento servizi del personale al SIDI ai fini della ricostruzione di carriera.

Area contabilità: 2 Unità

Protocollo in entrata e in uscita delle pratiche del proprio settore;
- Pubblicazione all’Albo, documenti di propria competenza;
- Pubblicazione e archiviazione atti di competenza in formato cartaceo – digitale - Impegni/mandati - rendicontazioni - rilevazioni
- Acquisizione fatture elettroniche (controlli Equitalia, tracciabilità flussi, DURC, CIG, CUP)
- Liquidazione compensi accessori personale, rimborsi per missioni di servizio del personale dipendente
- Pagamento compensi Esami di Stato
- Versamenti contributi assistenziali e previdenziali tramite delega F24EP
- Inserimento al SIDI per Conguaglio Contributivo e Fiscale, certificazioni ritenute d’acconto, elaborazione e rilascio CU
- Collaborazione con la Dsga per le dichiarazioni 770 e IRAP
- Predisposizione incarichi e nomine docenti ed ATA relativi alla contrattazione (FIS)
- Gestione pratiche relative ai progetti da realizzare nell’ambito del PTOF: provvede alla contrattualizzazione e liquidazione dei compensi al personale docente, Ata e esperti esterni (pubblicazione sul sito)
- UNIEMENS personale Tempo determinato
- Gestione Anagrafe delle prestazioni PERLAPA
- Collaborazione con il DSGA per la predisposizione di bandi e avvisi per il reclutamento del personale interno ed esperti esterni e relativa pubblicazione sul sito
-Gestione del procedimento di ricezione delle fatture elettroniche e relativi adempimenti sulla PCC (Piattaforma Certificazione Crediti Commerciali) come, ad esempio, la comunicazione di assenza di posizioni debitorie e dello stock dei debiti commerciali

Gestione delle uscite didattiche e visite guidate compresa la redazione delle relative determine di affidamento
- Controlli Equitalia, tracciabilità flussi, DURC, CIG)
- Creazione e controllo eventi di pagamento tramite Pago in Rete
- collaborazione con la Dsga nella fase istruttoria dei viaggi di istruzione
- rapporti con le agenzie selezionate e raccordo tra le stesse ed i docenti relativi ai
programmi di viaggio

Ufficio patrimoniale e Attività negoziale: 1 Unità

-Rapporti utenza interna e fornitori
- Controllo corrispondenza ufficio – utilizzo applicativo Spaggiari
- Pubblicazione e archiviazione atti di competenza in formato cartaceo - digitale
- Gestione sorveglianza sanitaria e rapporti con il MC
- Tenuta documentazione corsi / attestati – verifica esigenze formative
- Richieste offerte e organizzazione partecipazione corsi
- Collaborazione con l’RSPP per adempimenti D.Lgs 81/08 (incarichi sicurezza)
- Collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione problematiche connesse ai “lavoratori fragili”
- Acquisizione richieste d’offerta, redazione dei prospetti comparativi, gestione delle procedure negoziali comprese quelle svolte sul MEPA – Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
- Emissione degli ordinativi di fornitura, compresi gli ODA – Ordini diretti di acquisto anche in adesione alle convenzioni CONSIP, se attive
- Acquisti (gestione istruttoria partendo dalla richiesta - determina - prospetti comparativi- ordini di acquisto/RDO - consegna materiale)
- Controlli sui fornitori in base alle linee guida n. 4 dell'ANAC (casellario, visura camerale, certificazione sostitutiva, ecc.)
- Collabora con il DSGA e con il DS nell'attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi o per l’esecuzione di lavori, bandi di gara
- Registrazione contratti-rapporti con i fornitori
- Controlla la corrispondenza della quantità e della qualità del materiale consegnato con il documento di trasporto
- Collabora con gli addetti ai laboratori per una più efficiente gestione dei materiali
- Controlla la correttezza delle procedure nella gestione del materiale in deposito
- Verifica che la predisposizione degli atti siano coerenti con le normative vigenti
- Per la tracciabilità: controllo delle richieste CIG, DURC e conti dedicati
- Gestione del magazzino e tenuta del registro

Gestione del patrimonio, tenuta dei registri, rapporti con i sub-consegnatari, carico e scarico dall’inventario
- Attiva le procedure per lo scarico dei beni obsoleti e/o inservibili
- Verifica della dotazione del materiale presente nei laboratori
- Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti
- Distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA
- Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso
- Rapporti con la Provincia per le risorse relative a manutenzioni e arredi dell’edificio scolastico, comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia) e tenuta del registro delle riparazioni (in collaborazione con Ufficio Tecnico)

Ufficio Magazzino: 1 Unità

• Controlla la corrispondenza della quantità e della qualità del materiale consegnato con il documento di trasporto e gli ordini;
  - Carico e scarico del materiale di facile consumo e del materiale di pulizia;
  - Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti
  - Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici
  - Distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA
  - Distribuzione chiavi aule tematiche, laboratori e armadietti porta notebook nell’aule
  - Assegnazione armadietti alunni e docenti
  - Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso;
  - Collabora con l’ufficio tecnico.

Ufficio Tecnico: 1 Unità

1) Collabora con il R.S.P.P. e il R.L.S. alla gestione del Servizio di prevenzione e protezione (S.P.P.) attraverso le seguenti attività:
- Coordinamento verifiche periodiche antincendio e tenuta registro
- verifica e monitoraggio della collocazione della segnaletica relativa ad antinfortunistica, prodotti chimici, bombole, tubature, evacuazione, divieti e dispositivi di emergenza; - supporto per l’acquisto del materiale e delle attrezzature previste in caso di emergenza
- tenuta documentazione/ archiviazione di tutta la documentazione relativa al Piano di Prevenzione e Protezione nel rispetto delle disposizioni del D.M. 81/08
- stesura organigramma per la sicurezza
- redazione e verifica esposizione planimetrie evacuazione e utilizzo percorsi
2) Collabora e si coordina con i Coordinatori delle discipline tecnico-pratiche e i Responsabili dei laboratori per le scelte tecnico-operative relativamente a:
- individuazione, sviluppo e funzionamento delle attrezzature tecnologiche a supporto della didattica
- verifica delle esigenze di acquisto dei vari laboratori, in relazione alle necessità segnalate dai responsabili di laboratorio e alle dotazioni presenti;
- formulazione proposte di acquisto conseguenti
- verifica uso degli spazi assegnati ai laboratori (frequenza, gestione, uso risorse umane e strumentali
- raccolta dei regolamenti di laboratorio relativamente al comportamento degli allievi, all’utilizzo dei prodotti, delle attrezzature, alle competenze e responsabilità degli insegnanti e del personale ATA, archiviandone copia cartacea e digitale.